เปลี่ยนคนดูแลเว็บไซต์ ต้องเตรียมอะไรบ้าง

การเปลี่ยนคนดูแลเว็บไม่ใช่เรื่องใหญ่ ถ้าทำตามลำดับที่ถูก และกลายเป็นเรื่องใหญ่ทันทีถ้าทำสลับลำดับ ลำดับที่ถูกมีข้อเดียวคือ เก็บของให้ครบก่อน แล้วค่อยบอกเลิก

เหตุผลตรงไปตรงมา หลังบอกเลิกแล้ว อีกฝ่ายไม่มีเหตุผลทางธุรกิจที่จะช่วยอีก ไม่ใช่เพราะเขานิสัยไม่ดี แต่เพราะมันกลายเป็นงานที่ไม่มีใครจ่ายเงินให้

ของที่ต้องได้มาก่อน

• สิทธิ์ระดับเจ้าของในบัญชีผู้รับจดทะเบียนโดเมน — ไม่ใช่แค่สิทธิ์เข้าดู แต่คือสิทธิ์ที่ถอดคนอื่นออกได้
• สิทธิ์ในบัญชีโฮสติ้งหรือแพลตฟอร์มที่เว็บรันอยู่ พร้อมรู้ว่าใครเป็นคนจ่ายบิลอยู่ตอนนี้
• การตั้งค่า DNS ปัจจุบัน ถ่ายหน้าจอไว้ทั้งหมด เพราะถ้าตั้งผิดตอนย้าย อีเมลบริษัทจะดับไปพร้อมกัน
• โค้ดทั้งหมด ในที่ที่คุณเข้าถึงได้เอง ไม่ใช่ไฟล์บีบอัดที่ส่งมาทางแชท
• สิทธิ์เจ้าของในระบบหลังบ้าน และในบัญชี Analytics กับ Search Console
• รายการบริการภายนอกที่เว็บเชื่อมอยู่ พร้อมบัญชีของแต่ละอัน เช่น ระบบส่งอีเมล ระบบรับชำระเงิน แผนที่

ลำดับที่ควรทำ

• หนึ่ง ขอของทั้งหมดข้างบนโดยยังไม่พูดเรื่องเลิกจ้าง เหตุผลที่ใช้ได้และเป็นความจริงคือการจัดระเบียบบัญชีของบริษัท
• สอง ตรวจว่าของที่ได้มาใช้ได้จริง ล็อกอินเองทุกบัญชี และลองแก้อะไรสักอย่างเล็ก ๆ ให้เห็นว่าสิทธิ์พอ
• สาม สำรองข้อมูลทั้งเว็บไว้ในที่ของคุณเอง ทั้งไฟล์และฐานข้อมูลถ้ามี
• สี่ ให้คนใหม่เข้ามาดูของก่อน แล้วยืนยันว่ารับช่วงต่อได้ ก่อนที่จะบอกเลิกกับคนเดิม
• ห้า บอกเลิกอย่างเป็นทางการ พร้อมกำหนดวันสิ้นสุดที่ชัดเจน และถอดสิทธิ์ของคนเดิมออกหลังจากนั้น

ข้อสี่คือข้อที่คนข้ามบ่อยที่สุด และเป็นข้อที่ทำให้เว็บค้างกลางอากาศเป็นเดือน เพราะบอกเลิกไปแล้วแต่คนใหม่เพิ่งมาบอกว่ารับช่วงต่อไม่ได้

ถ้าอีกฝ่ายไม่ยอมให้

เกิดขึ้นได้ และมักมีสองเหตุผล เหตุผลแรกคือมีเงินค้างจ่ายอยู่จริง ซึ่งควรเคลียร์ให้จบก่อน เพราะมันเป็นข้อโต้แย้งที่มีน้ำหนัก เหตุผลที่สองคือใช้ของเป็นตัวประกันเพื่อรักษาลูกค้าไว้

กรณีหลัง สิ่งที่ช่วยได้คือเอกสาร ใบเสนอราคา ใบเสร็จ และข้อความที่ตกลงกันไว้ ล้วนเป็นหลักฐานว่าใครจ่ายเงิน ถ้ายังไม่ได้ผล ผู้ให้บริการโดเมนและโฮสติ้งมีขั้นตอนพิพาทเรื่องความเป็นเจ้าของให้ใช้

ป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำกับคนถัดไป

เขียนสามข้อนี้ลงในข้อตกลงตั้งแต่ก่อนเริ่มงานกับคนใหม่ ข้อแรก บัญชีทั้งหมดสมัครด้วยอีเมลของบริษัท และบริษัทเป็นเจ้าของ ข้อสอง โค้ดอยู่ในที่ที่บริษัทเข้าถึงได้ตลอดเวลา ข้อสาม เมื่อจบสัญญา ส่งมอบอะไรบ้าง ระบุเป็นรายการ

ถ้ากำลังหาคนดูแลต่อ ดูขอบเขตและราคาได้ที่ หน้ารับดูแลเว็บไซต์รายปี